În 2026, legislația referitoare la eliberarea documentelor din dosarul angajatului devine mai strictă, iar nerespectarea obligațiilor legale poate duce la amenzi de până la 5.000 de lei. Angajatorii vor fi obligați să elibereaze, în termen de cel mult 15 zile lucrătoare, adeverința de vechime, extrasul din Registrul general de evidență a salariaților, precum și decizia de încetare a contractului de muncă, indiferent dacă raportul de muncă este încă activ sau a fost încheiat.
Adeverința de vechime devine un document esențial, fiind necesară în mai multe situații, precum pensionarea, obținerea indemnizației de șomaj sau angajarea la un alt loc de muncă. Fostul angajat poate solicita și alte acte din dosarul personal, iar angajatorul este obligat să le furnizeze fără întârzieri, în condițiile prevăzute de lege.
Termen legal clar și sancțiuni mai dure
Legislația actualizată stabileste clar că aceste documente trebuie să fie eliberate rapid, cu un termen maxim de 15 zile lucrătoare de la data solicitării. Această regulă se aplică atât pentru fostul angajat, cât și pentru alte documente din dosar, iar depășirea acestui termen poate avea drept consecințe sancțiuni financiare. Potrivit avocaților consultanți, dacă angajatorii nu respectă aceste prevederi, riscă amenzi între 3.000 și 5.000 de lei, fiind înregistrate contravenții pentru astfel de abateri.
Pentru alte încălcări ale obligațiilor, sancțiunile sunt mai mici, variind între 300 și 1.000 de lei, însă inspectiile și controalele vor verifica riguros respectarea acestor termene. Astfel, nerespectarea obligațiilor legale nu doar că poate prejudicia relația cu fostul salariat, ci și duce la sancțiuni financiare consistente, ce pot afecta direct bugetul firmei.
Eliberarea automată a anumitor documente
Un aspect care complică puțin situația pentru angajatori este faptul că anumite documente trebuie eliberate automat, indiferent dacă fostul angajat solicită explicit sau nu. De exemplu, adeverința de vechime trebuie emisă la încetarea contractului, fără alte solicitări punctuale. În schimb, pentru alte acte, precum copii din dosar sau certificate, este necesară o solicitare scrisă.
Această obligație legală vizează reducerea birocrației și clarificarea modului în care angajatorii trebuie să gestioneze solicitările. În plus, documentele trebuie să fie disponibile în format electronic, ceea ce înseamnă că firmele vor fi nevoite să digitalizeze corespunzător dosarele și să folosească semnătura electronică, astfel încât instituțiile de control să accepte aceste variante în viitor.
Importanța acestor documente pentru fostii angajați
Documentele din dosarul personal ocupă un rol esențial în viața profesională și socială a fostului angajat. Pe lângă funcția de dovadă oficială a activităților și perioadei de muncă, acestea sunt necesare pentru pensionare, obținerea indemnizației de șomaj, în procesul de angajare la un alt loc de muncă sau pentru solicitarea unui credit.
Fără aceste acte, fostul angajat poate întâmpina dificultăți serioase în relația cu instituțiile statului sau cu noile angajatori, fiind pus în situația de a dovedi legal vechimea sau alte aspecte ale experienței profesionale. În plus, legea prevede ca, la încetarea contractului de muncă, adeverința de vechime să fie emisă în mod automat, chiar dacă fostul angajat nu face o solicitare expresă.
Pe 15 ianuarie 2026, Guvernul a anunțat că toate aceste reguli devin aplicabile de la această dată, fiind parte a unui plan de digitalizare și eficientizare a serviciilor pentru cetățeni și mediul de afaceri. Autoritățile de control vor intensifica verificările pentru a asigura respectarea acestor termene și a sancționa prompt orice abatere.
